Cách giữ phát sinh trong tầm kiểm soát là ghi lại từng việc thêm ngay khi nó xuất hiện, có mô tả, cách tính tiền và chữ ký hai bên, trước khi làm; khi đã có bất đồng thì đi theo trình tự: đối chiếu giấy tờ, thương lượng, nhờ hoà giải ở thôn, rồi mới tính tới cơ quan có thẩm quyền.
Phát sinh không phải lúc nào cũng là lỗi của thợ. Phần lớn đến từ chủ nhà đổi ý, từ đất dưới móng khác dự kiến, hoặc từ những thứ cả hai bên đều quên tính. Vấn đề chỉ xảy ra khi phát sinh không được ghi, để đến cuối công trình mới cộng dồn thành một danh sách dài mà không ai nhớ rõ ai đã đồng ý cái gì.
Phát sinh thường đến từ đâu
Chủ nhà đổi ý. Mở thêm cửa sổ, nới phòng, đổi loại gạch lát, thêm ổ cắm, đổi mái. Mỗi thay đổi nhỏ khi đã thi công kéo theo phá dỡ, làm lại và vật tư thêm. Đây là nguồn phát sinh lớn nhất ở hầu hết công trình nhà ở.
Đất dưới móng khác dự kiến. Đào xuống gặp đất ao lấp, đất bùn, nước ngầm, rễ cây lớn, đá ngầm. Móng phải xử lý thêm. Trường hợp này cần người có chuyên môn xem và quyết, không nên để thợ tự xử lý rồi tính tiền.
Phạm vi việc ghi không rõ. Bể tự hoại, rãnh thoát nước, đường điện từ cột vào nhà, sân trước, tam cấp. Lúc ký không ai nhắc, đến lúc làm thì mỗi bên hiểu một kiểu.
Giá vật tư biến động. Với khoán gọn, nếu không thoả thuận trước ai chịu biến động giá, thợ sẽ đề nghị tính thêm khi giá tăng mạnh.
Thời tiết và sự kiện bất ngờ. Mưa bão làm hỏng phần đang làm, lũ làm ngập hố móng, phải làm lại. Ai chịu phần này nên được nói trước.
Yêu cầu của chính quyền địa phương. Phải lùi nhà, hạ cao độ, đổi vị trí bể tự hoại theo yêu cầu khi kiểm tra. Đây là lý do nên hỏi xã trước khi xây.
Ghi phát sinh: một tờ nhỏ cho mỗi việc
Mỗi khi có việc ngoài bản vẽ và phạm vi đã ký, viết một tờ xác nhận phát sinh trước khi làm. Tờ này ghi ngày, mô tả việc, lý do, cách tính tiền hoặc số tiền, ảnh hưởng tới tiến độ nếu có, chữ ký hai bên. Đánh số thứ tự, kẹp chung với thoả thuận chính.
Câu viết mẫu: "Phát sinh số 3, ngày …: mở thêm một cửa sổ phòng ngủ phía đông theo yêu cầu chủ nhà. Gồm phá tường, làm lanh tô, trát lại. Tính thêm … Tiến độ chậm thêm một ngày." Ngắn như vậy là đủ. Điều quan trọng là có trước khi làm, không phải sau.
Với phát sinh do đất dưới móng, ghi thêm ý kiến của người có chuyên môn đã xem. Với phát sinh do chủ nhà đổi ý, ghi rõ là theo yêu cầu chủ nhà, để sau này không ai đổ cho nhau.
Với người đi làm xa, có thể xác nhận phát sinh qua tin nhắn: thợ gửi mô tả và số tiền, chủ nhà trả lời đồng ý bằng chữ, rồi khi về thì ký bù lên tờ giấy. Đừng đồng ý qua cuộc gọi mà không để lại dòng chữ nào, vì đó là loại thoả thuận dễ bị nhớ khác nhau nhất.
Cuối mỗi tuần hoặc mỗi mốc, cộng tổng phát sinh đã ký. Nếu tổng tăng nhanh, đó là lúc chủ nhà dừng lại hỏi mình còn muốn đổi bao nhiêu nữa. Phát sinh không ghi thì không bao giờ được cộng sớm, và cái giá của việc không cộng sớm là bất ngờ lớn ở cuối.
Khi bất đồng bắt đầu: đối chiếu trước, tranh luận sau
Bất đồng với thợ thường bắt đầu bằng một câu: "cái này không có trong giá", "cái này anh đã đồng ý rồi", "làm như vậy là đúng kỹ thuật". Phản xạ tự nhiên là cãi lại theo trí nhớ. Cách tốt hơn là lấy giấy ra: thoả thuận, bản vẽ, các tờ phát sinh, biên bản nghiệm thu, ảnh, tin nhắn.
Đối chiếu với giấy giải quyết được phần lớn bất đồng, vì nó chỉ ra ngay ai nhớ đúng. Nếu giấy ghi rõ, bên nhớ sai thường chấp nhận. Nếu giấy không ghi, đó là lỗ hổng cả hai cùng để lại, nên chia sẻ trách nhiệm là cách hợp lý.
Giữ bình tĩnh khi nói chuyện. Không nói trước mặt thợ phụ, không nói khi đang nóng, không nói qua người thứ ba truyền lời. Hẹn thợ cả ngồi riêng, mỗi bên nói lý do của mình, cùng nhìn giấy. Ở quê, một buổi uống nước ngồi nói chuyện đàng hoàng thường giải quyết được nhiều hơn mười cuộc điện thoại to tiếng.
Nếu bất đồng về kỹ thuật, như thợ cho là đúng còn chủ nhà cho là sai, mời người có chuyên môn mà cả hai cùng chấp nhận xem. Ý kiến của người thứ ba thường giúp hai bên xuống thang mà không ai mất mặt. Trong lúc chờ, có thể tạm dừng riêng phần việc đang tranh cãi, để thợ làm tiếp phần khác, tránh cả công trường phải nghỉ.
Trình tự khi thương lượng không xong
Khi hai bên ngồi lại mà không thống nhất được, vẫn còn nhiều bước trước khi phải ra toà. Trình tự hợp lý:
- Nhờ người cả hai cùng tin. Một người lớn tuổi trong họ, một thợ cả khác có uy tín, người giới thiệu thợ. Họ nghe hai bên và gợi ý cách chia.
- Hoà giải ở cơ sở. Thôn, tổ dân phố có tổ hoà giải theo Luật Hoà giải ở cơ sở. Việc hoà giải tự nguyện, không mất tiền, giúp hai bên tìm điểm chung.
- Đề nghị UBND cấp xã hỗ trợ. Với một số loại tranh chấp, xã có thể tổ chức gặp gỡ, nhất là khi liên quan đến đất, ranh giới, hư hại nhà hàng xóm.
- Toà án. Khi mọi cách đã thử, tranh chấp hợp đồng dân sự được giải quyết tại toà án có thẩm quyền. Đây là bước tốn thời gian, công sức nhất.
Ở mọi bước, hồ sơ đầy đủ là thứ quyết định. Thoả thuận có chữ ký, sổ ký nhận tiền, tờ phát sinh, biên bản nghiệm thu, ảnh có ngày giờ, tin nhắn giữa hai bên. Người có hồ sơ rõ thường không cần đi tới bước cuối.
Bất đồng với hàng xóm trong lúc xây
Xây nhà ở quê không chỉ là chuyện giữa chủ nhà và thợ. Đào móng sát ranh có thể làm nứt tường nhà bên, vật liệu đổ lấn lối đi chung, xe chở cát làm hỏng đường làng, tiếng máy trộn từ sáng sớm, bụi xi măng bay vào sân phơi. Những chuyện nhỏ này, không xử lý sớm, dễ thành mâu thuẫn kéo dài nhiều năm.
Cách phòng tốt nhất là sang nói chuyện trước khi khởi công. Báo dự kiến thời gian xây, giờ làm, chỗ để vật liệu, và đề nghị cùng chụp ảnh hiện trạng tường nhà bên, nhất là nhà cũ, móng nông. Bộ ảnh này bảo vệ cả hai: nếu sau này có vết nứt mới, hai bên biết đó là mới hay đã có từ trước.
Trong thoả thuận với thợ, ghi rõ trách nhiệm khi gây hư hại cho nhà bên cạnh do thi công, và yêu cầu thợ có biện pháp chống sạt thành hố móng khi đào sát nhà khác. Nếu hư hại xảy ra, chủ nhà là người đứng ra nói chuyện với hàng xóm trước, rồi mới phân định với thợ, vì hàng xóm giao kèo với chủ nhà chứ không với thợ.
Khi hàng xóm phản ánh, nghe trước, xem tận nơi, rồi đề nghị cách sửa. Nếu không thống nhất, nhờ tổ hoà giải ở thôn như với tranh chấp với thợ. Ở quê, hàng xóm ở cạnh mình lâu hơn bất kỳ đội thợ nào, nên giữ hoà khí với họ đáng giá hơn vài ngày tiến độ.
Khi thợ bỏ dở công trình
Tình huống khó nhất là thợ bỏ công trình: không đến nhiều ngày, không nghe máy, hoặc nói thẳng không làm nữa. Trước tiên, gửi tin nhắn hoặc thư có lưu lại, nêu rõ ngày bắt đầu vắng, đề nghị quay lại trong một thời hạn hợp lý. Tin nhắn này là căn cứ cho thấy chủ nhà đã báo.
Song song, lập biên bản hiện trạng: phần việc đã làm, vật tư còn ở công trường, ảnh toàn bộ. Tốt nhất có người làm chứng như trưởng thôn hoặc hàng xóm. Biên bản này dùng để đối chiếu với số tiền đã trả, xác định ai đang nợ ai.
Nếu thợ không quay lại sau thời hạn, và thoả thuận có ghi điều khoản cho phép thuê người khác, chủ nhà có căn cứ thuê thợ mới làm tiếp. Thợ mới nên xem kỹ phần việc dở dang trước khi nhận, vì họ sẽ chịu trách nhiệm cho phần nối tiếp. Với phần kết cấu đã làm dở, mời người có chuyên môn đánh giá.
Phần tiền chênh lệch, nếu đã trả cho thợ cũ nhiều hơn phần việc họ làm, giải quyết theo trình tự thương lượng, hoà giải như trên. Đừng tự giữ đồ nghề, vật dụng của thợ để gây sức ép; làm vậy có thể biến mình từ người có lý thành người vi phạm.
Phòng ngừa: những thói quen giữ hoà khí
Phần lớn bất đồng có thể tránh bằng vài thói quen từ đầu. Chốt bản vẽ kỹ trước khi khởi công, hạn chế đổi ý; nếu buộc phải đổi, đổi sớm khi phần đó chưa làm. Có một người duy nhất trong nhà nói chuyện với thợ về thay đổi.
Trả tiền đúng hẹn khi phần việc đã đạt. Thợ được trả sòng phẳng thường cũng sòng phẳng lại. Chủ nhà hay trả chậm, kỳ kèo từng khoản nhỏ dễ gặp thợ cũng tính toán lại từng khoản.
Đối xử tử tế với đội thợ: chỗ nghỉ có bóng mát, nước uống, nhà vệ sinh dùng được. Những điều này không ghi trong thoả thuận, nhưng ảnh hưởng nhiều đến không khí làm việc. Ví dụ giả định: một gia đình ở miền Bắc mỗi chiều nấu nồi chè xanh cho thợ; khi có phát sinh nhỏ, thợ cả nhiều lần tự làm thêm không tính, vì quan hệ đã đủ thân.
Cuối cùng, giữ mọi trao đổi quan trọng bằng tin nhắn hoặc giấy, kể cả khi đã nói miệng. Một câu "như đã nói sáng nay, anh làm thêm …, tính …, đúng không anh?" gửi sau cuộc nói chuyện là đủ để có dấu vết. Thợ trả lời "đúng rồi" là hai bên đã có chung một bản ghi nhớ, không tốn thêm tờ giấy nào.
Câu hỏi thường gặp
Phát sinh khi xây nhà thường chiếm bao nhiêu?
Không có con số chung, tuỳ bản vẽ rõ hay sơ sài, chủ nhà đổi ý nhiều hay ít, đất có bất ngờ không. Cách an toàn là chừa một phần dự phòng trong ngân sách và ghi giấy từng phát sinh để cộng sớm, không để dồn đến cuối.
Thợ làm thêm mà không báo trước thì có phải trả không?
Nếu thoả thuận đã ghi rõ việc thêm phải có giấy xác nhận trước mới tính, chủ nhà có căn cứ không trả phần không được đồng ý. Nếu thoả thuận không ghi, hai bên nên thương lượng dựa trên việc phần làm thêm có thật sự cần và có lợi cho ngôi nhà không.
Tổ hoà giải ở thôn giải quyết được tranh chấp với thợ không?
Tổ hoà giải giúp hai bên ngồi lại, nghe nhau và tìm điểm chung. Hoà giải là tự nguyện, không bắt buộc ai theo, nhưng nhiều tranh chấp nhỏ về tiền công, phát sinh được giải quyết ở đây mà không phải đi xa hơn.
Thợ bỏ công trình thì có được thuê người khác làm tiếp không?
Nên báo thợ bằng tin nhắn có lưu, cho thời hạn quay lại, lập biên bản hiện trạng có người làm chứng. Nếu thoả thuận có điều khoản cho phép, chủ nhà có căn cứ thuê người khác. Phần tiền chênh lệch giải quyết bằng thương lượng, hoà giải.
Chủ nhà đổi ý giữa chừng thì nên làm gì để tránh cãi nhau?
Báo thợ càng sớm càng tốt, khi phần đó chưa làm. Ghi một tờ phát sinh mô tả thay đổi, phần phải phá làm lại, tiền thêm, tiến độ chậm thêm, hai bên ký rồi mới làm. Một người trong nhà là đầu mối báo thay đổi.
Có nên giữ đồ nghề của thợ khi có tranh chấp không?
Không nên. Tự giữ tài sản của người khác để gây sức ép có thể khiến chủ nhà thành người vi phạm. Hãy giải quyết bằng giấy tờ, thương lượng, hoà giải ở thôn, và nếu cần thì cơ quan có thẩm quyền.