Một tờ thoả thuận xây nhà với thợ nên có tám phần: hai bên là ai, làm việc gì theo bản vẽ nào, vật tư ai lo, bao giờ xong, trả tiền mấy đợt, phát sinh tính thế nào, an toàn và trách nhiệm khi có sự cố, bảo hành và cách giải quyết khi không đồng ý. Viết tay, ngôn ngữ đời thường cũng được, miễn rõ và hai bên ký.
Nhiều gia đình ở quê ngại đưa giấy cho thợ quen, sợ mất lòng. Thực tế, giấy rõ ràng bảo vệ cả thợ: thợ biết mình được trả khi nào, chủ nhà không thể đổi ý mà không tính thêm. Phần dưới đi qua từng phần, kèm câu viết mẫu.
Giấy viết tay có giá trị không
Theo nguyên tắc chung của pháp luật dân sự, thoả thuận giữa hai bên có thể lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc hành vi cụ thể, trừ trường hợp luật bắt buộc hình thức riêng. Thuê thợ xây nhà ở riêng lẻ cho gia đình thường không bắt buộc công chứng. Tờ giấy viết tay có chữ ký hai bên vẫn là chứng cứ về những gì đã thoả thuận.
Giá trị thực tế của tờ giấy không nằm ở chỗ mang ra toà, mà ở chỗ hai bên nhìn vào cùng một thứ khi trí nhớ đã khác nhau. Ba tháng sau khởi công, không ai nhớ chính xác đã hứa bể nước làm bằng gì, cửa sổ rộng bao nhiêu, đợt tiền thứ ba trả khi nào.
Nên viết thành hai bản, mỗi bên giữ một. Kèm theo bản vẽ có chữ ký hai bên ở góc mỗi trang, và danh mục vật tư nếu có. Nếu sau này có sửa đổi, viết thêm một tờ phụ, ghi ngày, hai bên ký, đính kèm vào bản chính, không gạch xoá trên bản cũ.
Một điều hay bị quên là ghi rõ ai đại diện cho mỗi bên trong suốt quá trình. Bên thợ, ai là người chủ nhà gọi khi có việc: thợ cả hay con trai thợ cả. Bên chủ nhà, ai được quyền đồng ý phát sinh, ai được ký nghiệm thu. Nhà có nhiều anh chị em góp tiền thì việc này càng cần, để thợ không bị kẹt giữa nhiều ý kiến.
Với nhà lớn hoặc khi thuê đơn vị có tư cách doanh nghiệp, hợp đồng thường do bên nhận thầu soạn. Khi đó, chủ nhà vẫn nên đối chiếu với các phần dưới đây, thêm vào những gì còn thiếu, và hỏi người có hiểu biết pháp lý nếu có điều khoản khó hiểu.
Phần 1–3: các bên, phạm vi việc, vật tư
Ba phần đầu xác định ai làm gì, làm theo cái gì và bằng cái gì. Đây là gốc của mọi tranh chấp về sau, nên viết kỹ nhất.
- Các bên: họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, nơi ở của chủ nhà và thợ cả. Nếu chủ nhà ở xa uỷ quyền cho người nhà, ghi rõ người được uỷ quyền làm được những gì.
- Công trình: địa chỉ thửa đất, loại nhà, số tầng, diện tích xây dựng dự kiến, kèm bản vẽ đã thống nhất.
- Phạm vi việc: liệt kê từng phần thợ nhận: đào móng, móng, khung, tường, mái, trát, lát nền, ốp, sơn, điện, nước, bể tự hoại, rãnh thoát nước, sân. Ghi cả phần thợ KHÔNG nhận.
- Vật tư: khoán gọn hay khoán nhân công; nếu khoán gọn, ghi chủng loại từng vật tư chính; nếu khoán nhân công, ghi thợ báo trước bao lâu khi cần đặt hàng.
- Điện, nước thi công, chỗ ở của thợ, đổ đất thừa: ai lo.
Câu viết mẫu cho phần phạm vi: "Bên thợ nhận thi công phần thô và hoàn thiện theo bản vẽ đính kèm, gồm: … Không gồm: cửa đi, cửa sổ, thiết bị vệ sinh, đèn, do chủ nhà tự mua và thuê lắp." Một danh sách có cả phần gồm và phần không gồm gần như xoá bỏ được chuyện "tưởng là có".
Phần 4–5: tiến độ và tiền
Tiến độ và tiền nên gắn vào nhau: mỗi đợt tiền tương ứng với một phần việc đã xong và đã kiểm.
- Ngày khởi công và ngày dự kiến xong, kèm mốc từng phần chính: xong móng, xong khung, xong mái, xong hoàn thiện.
- Trường hợp được lùi tiến độ: mưa lớn kéo dài, lũ, chủ nhà chậm giao vật tư hoặc đổi thiết kế. Ghi rõ để cả hai bên không lạm dụng lý do.
- Tổng giá trị và cách tính: khoán trọn một số tiền, hay theo mét vuông, theo khối lượng; nếu theo mét vuông, ghi cách đo.
- Các đợt trả tiền: mỗi đợt gắn với phần việc nào, sau khi nghiệm thu phần đó.
- Khoản giữ lại: một phần nhỏ giữ đến hết thời gian bảo hành ban đầu, trả khi không có lỗi hoặc lỗi đã sửa xong.
- Cách trả: tiền mặt có ký nhận, hoặc chuyển khoản ghi rõ nội dung.
Không cần ghi phạt chậm tiến độ thật nặng; thợ ở quê thường không ký những điều khoản như vậy. Nhưng nên ghi điều gì xảy ra nếu thợ bỏ công trình quá một số ngày không lý do: chủ nhà được thuê người khác làm tiếp, phần việc dở dang được đo đếm và thanh toán theo khối lượng thực tế.
Phần 6–7: phát sinh, an toàn và trách nhiệm
Hai phần này thường bị bỏ qua vì lúc ký ai cũng lạc quan. Nhưng đây là chỗ hay xảy ra chuyện nhất.
- Phát sinh: mọi việc thêm, bớt, đổi so với bản vẽ phải được báo trước, ghi giấy có mô tả việc, cách tính tiền, hai bên ký rồi mới làm. Việc làm thêm không có giấy thì không tính.
- Đổi ý của chủ nhà: nếu chủ nhà đổi thiết kế khi thợ đã làm, phần phá đi làm lại tính thêm thế nào.
- An toàn lao động: thợ cả chịu trách nhiệm tổ chức an toàn cho người của mình: dây an toàn khi làm trên cao, giàn giáo chắc, điện thi công có cầu dao chống giật.
- Sự cố và thiệt hại: hư hại nhà hàng xóm do đào móng, đổ vật liệu; hư hại vật tư do không che đậy; ai chịu.
- Tai nạn: nên khuyến khích đội thợ có bảo hiểm tai nạn; ghi rõ cách hai bên hỗ trợ nếu có chuyện, để không bị động.
Câu viết mẫu cho phát sinh: "Mọi công việc ngoài bản vẽ và phạm vi đã ghi chỉ được thực hiện khi có giấy xác nhận phát sinh do hai bên ký, ghi rõ nội dung và số tiền." Câu này ngắn nhưng chặn được phần lớn tranh cãi cuối công trình.
Phần 8: bảo hành và khi hai bên không đồng ý
Phần bảo hành ghi thời gian thợ chịu trách nhiệm sửa lỗi do thi công sau khi bàn giao, phần nào được bảo hành, và thợ phải đến sửa trong bao lâu kể từ khi được báo. Nên tách lỗi kết cấu như nứt lớn, lún, dột mái khỏi lỗi hoàn thiện như bong sơn, kẹt cửa, vì thời gian bảo hành hợp lý cho hai loại này khác nhau. Thời gian cụ thể do hai bên thoả thuận; ghi rõ ngày bắt đầu tính là ngày ký biên bản bàn giao.
Phần giải quyết bất đồng nên ghi trình tự: trước hết hai bên thương lượng; không xong thì nhờ người cả hai cùng tin như trưởng thôn, tổ hoà giải ở cơ sở; không xong nữa mới đưa ra cơ quan có thẩm quyền. Trình tự này không ràng buộc ai, nhưng nhắc hai bên rằng còn nhiều bước trước khi phải căng thẳng.
Cuối giấy là ngày ký, chữ ký và họ tên hai bên. Nếu có người làm chứng, thêm chữ ký người làm chứng. Ở nhiều làng, mời trưởng thôn hoặc một người cao tuổi được kính trọng ký làm chứng khiến tờ giấy có thêm sức nặng, dù không phải thủ tục bắt buộc.
Ví dụ giả định: một tờ thoả thuận hai trang trông thế nào
Ví dụ giả định: một gia đình ở vùng đồng bằng sông Cửu Long thuê thợ cả trong xã xây nhà một tầng mái tôn, nền tôn cao để tránh triều cường. Tờ thoả thuận dài hai trang viết tay. Trang đầu ghi hai bên, địa chỉ thửa đất, bản vẽ đính kèm ba tờ có chữ ký, và danh sách phạm vi việc chia hai cột "gồm" và "không gồm".
Cột "gồm" có tôn nền, móng, cột, tường, mái tôn có lớp cách nhiệt, trát, lát nền, bể tự hoại, rãnh thoát nước quanh nhà. Cột "không gồm" có cửa, thiết bị vệ sinh, đèn, sơn, do chủ nhà tự mua và thuê lắp. Phần vật tư ghi khoán gọn phần thô, kèm chủng loại gạch, loại tôn, loại ống nước; đất tôn nền do chủ nhà mua vì nhà có mối quen.
Trang hai ghi ngày khởi công, bốn mốc chính, bốn đợt tiền gắn với bốn mốc, một khoản giữ lại đến hết mùa mưa đầu tiên. Có một dòng về phát sinh, một dòng về an toàn khi lên mái, một dòng về bảo hành tách phần mái và nền với phần hoàn thiện, một dòng về trình tự giải quyết bất đồng. Cuối trang là chữ ký hai bên và trưởng ấp ký làm chứng.
Tờ giấy không có thuật ngữ pháp lý nào, nhưng mỗi câu hỏi có thể nảy sinh trong năm tháng xây đều đã có câu trả lời trên đó. Đó là thước đo của một thoả thuận tốt.
Những điều không nên ghi hoặc nên tránh
Không ghi những cam kết mơ hồ như "làm đẹp", "làm chắc chắn", "đúng kỹ thuật" mà không có bản vẽ, danh mục đi kèm. Mỗi người hiểu chữ "đẹp" một kiểu. Thay vào đó, ghi theo bản vẽ, theo chủng loại vật tư, theo mẫu đã xem ở nhà nào.
Không ký giấy có chỗ để trống. Chỗ nào chưa có thông tin thì gạch chéo hoặc ghi "chưa thống nhất, sẽ bổ sung bằng phụ lục". Không ký giấy mà mình chưa đọc hết, kể cả khi thợ nói "giấy mẫu ai cũng ký".
Không ghi tạm ứng lớn trước khi khởi công. Không ghi thanh toán theo ngày mà không gắn với phần việc. Không ghi điều khoản thợ được tự quyết thay đổi thiết kế, vật tư mà không cần hỏi chủ nhà.
Không đưa vào thoả thuận việc xây trên phần đất chưa phải đất ở, hay xây lấn hành lang. Một tờ giấy không biến việc sai thành đúng, và khi công trình bị đình chỉ thì cả hai bên đều thiệt.
Cũng nên tránh viết thoả thuận vội vào ngày khởi công, khi thợ đã chở đồ nghề đến và cả nhà đang bận làm lễ. Hãy ngồi viết trước đó vài ngày, đọc lại một đêm, gửi cho người thân có kinh nghiệm xem giúp. Thợ có thời gian suy nghĩ cũng sẽ nêu những điều họ băn khoăn, và chính những điều đó nên được ghi vào giấy luôn.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận xây nhà với thợ có cần công chứng không?
Thuê thợ xây nhà ở riêng lẻ cho gia đình thường không bắt buộc công chứng. Giấy viết tay có chữ ký hai bên vẫn là căn cứ về những gì đã thoả thuận. Với công trình lớn hoặc giá trị cao, có thể cân nhắc công chứng hoặc có người làm chứng.
Thợ quen trong làng không muốn ký giấy thì làm sao?
Giải thích rằng giấy để cả hai bên nhớ giống nhau, bảo vệ cả thợ khi chủ nhà đổi ý. Có thể bắt đầu bằng một tờ ngắn ghi phạm vi việc, đợt tiền và cách tính phát sinh. Nếu thợ vẫn né mọi giấy tờ, nên cân nhắc lại.
Có nên ghi phạt chậm tiến độ không?
Có thể ghi, nhưng thợ ở quê thường ngại. Quan trọng hơn là ghi rõ điều gì xảy ra khi thợ bỏ công trình quá một số ngày không lý do, để chủ nhà được thuê người khác làm tiếp và thanh toán theo khối lượng thực tế.
Đổi thiết kế giữa chừng thì có cần ghi giấy không?
Cần. Viết một tờ phụ ghi ngày, nội dung thay đổi, phần việc phải phá làm lại, cách tính tiền thêm hoặc bớt, hai bên ký. Không gạch xoá trên bản chính. Đây là chỗ tranh cãi hay xảy ra nhất cuối công trình.
Người đi làm xa có thể nhờ cha mẹ ký thoả thuận với thợ không?
Được, nếu cha mẹ là chủ đất hoặc được uỷ quyền rõ ràng. Nhưng người con nên tự đọc, tự bàn các điều khoản trước, vì cha mẹ thường ngại nói những điều khó với thợ quen. Ghi rõ ai là người nghiệm thu, ai trả tiền.
Nên ghi thời gian bảo hành bao lâu?
Do hai bên thoả thuận. Nên tách bảo hành phần kết cấu, mái, chống thấm với phần hoàn thiện, vì lỗi kết cấu thường lộ ra chậm hơn. Ít nhất nên đủ để nhà đi qua một mùa mưa sau khi bàn giao.