Tạm ứng tiền cho thợ theo tiến độ: chia đợt thế nào để không trả trước quá xa

Nguyên tắc an toàn khi trả tiền xây nhà là: mỗi đợt tiền gắn với một phần việc đã xong và đã kiểm, tổng tiền đã trả không vượt quá giá trị phần việc đã làm, và giữ lại một phần nhỏ đến hết thời gian bảo hành ban đầu. Trả theo ngày hay theo lời xin của thợ là cách dễ mất quyền chủ động nhất.

Ở quê, nhiều gia đình trả tiền theo kiểu "thợ cần thì đưa", vì tin nhau và vì thợ cũng cần tiền trả công thợ phụ. Cách đó ổn khi mọi thứ suôn sẻ, nhưng khi thợ bỏ dở hay làm sai, chủ nhà đã trả quá nhiều so với phần nhận được. Bài này chỉ cách chia đợt, ghi nhận và xử lý những tình huống hay gặp.

Vì sao không nên trả trước quá xa

Tiền là thứ giữ hai bên cùng hướng về một đích. Khi chủ nhà đã trả gần hết mà nhà mới xong một nửa, thợ không còn nhiều lý do để ưu tiên công trình này. Nếu thợ có việc ở nơi khác trả tiền tốt hơn, công trình đã trả gần hết thường là chỗ bị bỏ lại trước.

Trả trước quá xa còn làm chủ nhà mất khả năng đổi thợ. Muốn thuê người khác làm tiếp, chủ nhà phải trả thêm tiền cho phần việc lẽ ra đã trả rồi, trong khi thu hồi lại tiền từ thợ cũ gần như không thể nếu không có giấy tờ rõ ràng.

Ngược lại, giữ tiền quá chặt cũng không tốt. Thợ cả thường phải trả công thợ phụ hằng tuần, có khi phải ứng mua vật tư. Nếu chủ nhà chỉ trả khi xong hết, thợ không xoay được, công việc chậm, hoặc thợ phải đi vay rồi tính chi phí đó vào phát sinh. Mục tiêu là cân bằng: tiền đi sát theo việc, không trước, không sau quá xa.

Một cách nghĩ dễ nhớ: ở mọi thời điểm, nếu hôm nay thợ dừng lại, chủ nhà đã trả bằng hoặc ít hơn một chút so với giá trị phần việc đang đứng đó. Giữ được điều này thì dù chuyện gì xảy ra, gia đình vẫn có tiền để thuê người làm tiếp.

Khung chia đợt thường gặp cho nhà một tầng

Bảng dưới là khung tham khảo, không có tỷ lệ cố định. Mỗi nhà chia khác nhau tuỳ khoán gọn hay khoán nhân công, tuỳ phần nào chiếm nhiều công sức. Điều quan trọng là mỗi đợt gắn với một mốc kiểm được bằng mắt.

Với khoán nhân công, đợt tiền chỉ là tiền công, nên mỗi đợt nhỏ hơn và có thể trả theo tuần kèm khối lượng. Với khoán gọn, mỗi đợt lớn hơn vì gồm cả vật tư, nên càng cần gắn chặt với mốc kiểm. Nhà hai tầng thì thêm các đợt cho sàn từng tầng.

Khoản giữ lại cho bảo hành

Khoản giữ lại là phần tiền nhỏ chủ nhà chưa trả khi bàn giao, để bảo đảm thợ quay lại sửa lỗi phát sinh trong thời gian đầu. Lỗi hay gặp nhất ở nhà mới là thấm mái, thấm chân tường, nứt chân chim ở mảng tường lớn, cửa kẹt, ống nước rò ở mối nối. Phần lớn những lỗi này lộ ra sau vài trận mưa đầu tiên.

Tỷ lệ giữ lại do hai bên thoả thuận và nên ghi ngay từ đầu, không đợi đến cuối mới đặt ra, vì như vậy thợ sẽ thấy bị ép. Thời gian giữ lại hợp lý thường là đến khi nhà đi qua một mùa mưa, đủ để lỗi thấm dột lộ ra.

Khi hết thời gian, nếu không có lỗi hoặc lỗi đã sửa xong, chủ nhà trả nốt, có ký nhận. Nếu có lỗi mà thợ không đến sửa sau khi được báo, chủ nhà có căn cứ dùng khoản này để thuê người khác sửa, miễn là trong thoả thuận đã ghi như vậy và chủ nhà đã báo thợ bằng tin nhắn có lưu lại.

Đừng biến khoản giữ lại thành cớ để kéo dài không trả. Thợ làm tốt mà phải đi đòi nhiều lần sẽ mất lòng tin, và ở quê thì tiếng xấu của chủ nhà cũng đi nhanh như tiếng xấu của thợ. Khi trả nốt, nói một lời cảm ơn và hẹn sẽ gọi lại khi cần sửa sang. Đó là cách giữ một người thợ tốt cho cả những năm sau.

Ghi nhận tiền: đơn giản nhưng đừng bỏ

Mỗi lần trả, có ký nhận. Một cuốn sổ nhỏ, mỗi trang ghi ngày, số tiền, đợt nào, gắn với phần việc nào, người nhận ký và ghi họ tên. Tiền mặt mà không có chữ ký thì về sau rất khó chứng minh.

Chuyển khoản ghi rõ nội dung. Nếu chuyển khoản, nội dung ghi đợt và phần việc, ví dụ "tạm ứng đợt móng nhà ông A". Chuyển vào đúng tài khoản của thợ cả đã ghi trong thoả thuận, không chuyển cho người khác theo lời nhắn.

Người đi làm xa chuyển tiền qua ai. Nếu chuyển qua cha mẹ để đưa thợ, nhờ cha mẹ ghi sổ và chụp lại trang sổ có chữ ký. Tốt hơn là chuyển thẳng cho thợ, báo cha mẹ biết, để cha mẹ không phải giữ tiền mặt lớn trong nhà.

Đối chiếu sau mỗi đợt. Sau mỗi đợt, cộng tổng đã trả, so với tổng giá trị và phần việc đã xong. Nếu tổng đã trả vượt phần việc, dừng ứng thêm cho đến khi việc bắt kịp.

Giữ chung một chỗ. Sổ tiền, thoả thuận, bản vẽ, ảnh các mốc để chung một túi hồ sơ. Đây cũng là hồ sơ dùng khi đăng ký nhà vào giấy chứng nhận về sau.

Khi thợ xin ứng thêm ngoài kế hoạch

Thợ xin ứng thêm là chuyện thường. Lý do có thể chính đáng: vật tư lên giá, thợ phụ đòi lương sớm dịp lễ, trong nhà thợ có việc gấp. Cũng có thể là dấu hiệu thợ đang xoay tiền giữa nhiều công trình.

Trước khi quyết, chủ nhà nhìn lại hai con số: tổng đã trả và giá trị phần việc đã xong. Nếu tổng đã trả còn thấp hơn phần việc, ứng thêm một khoản nhỏ không có rủi ro lớn. Nếu đã trả bằng hoặc hơn, ứng thêm là đưa tiền đi trước việc.

Một cách xử lý mềm là ứng thêm nhưng ghi rõ đây là khoản trừ vào đợt sau, ký nhận, và đề nghị thợ đẩy nhanh phần việc để bắt kịp. Hoặc chủ nhà trả trực tiếp cho người bán vật tư thay vì đưa tiền cho thợ, nếu lý do là thiếu tiền mua vật tư.

Nếu thợ xin ứng liên tục, mỗi tuần một lý do, trong khi công trình chậm, đó là lúc nên ngồi lại nói thẳng: đối chiếu tiến độ, đối chiếu tiền, và hỏi thợ có còn đủ sức theo công trình không. Nói sớm khi còn tiền trong tay thì dễ hơn nhiều so với khi đã hết.

Những thời điểm tiền hay căng và cách chuẩn bị

Có những lúc trong năm mà thợ rất hay xin ứng thêm. Trước Tết Nguyên đán, thợ phụ muốn nhận đủ công để về quê; mùa thu hoạch, nhiều thợ là nông dân cần tiền thuê người gặt, hái cà phê; sau bão lũ, giá vật tư và công thợ trong vùng thường tăng vì nhu cầu sửa nhà dồn lại. Biết trước những thời điểm này thì chủ nhà không bị bất ngờ.

Cách chuẩn bị đơn giản là sắp mốc tiền trùng với các thời điểm đó. Ví dụ nếu dự kiến xong phần mái vào khoảng trước Tết, đặt đợt tiền mái đúng lúc ấy, để thợ có tiền mà chủ nhà vẫn trả theo việc đã xong. Nếu công trình phải nghỉ Tết, thống nhất trước ngày nghỉ, ngày quay lại và việc che chắn công trình trong thời gian nghỉ.

Một khoản dự phòng trong tổng ngân sách là thứ giúp gia đình bình tĩnh trước những yêu cầu bất ngờ. Không có con số chung, nhưng nhà nào chừa sẵn một phần cho phát sinh và biến động giá thì ít phải vay nóng giữa chừng. Khoản dự phòng này không đưa cho thợ trước; nó nằm trong tay chủ nhà, dùng khi có phát sinh đã được ghi giấy.

Với người đi làm xa, cũng nên tính đến thời điểm mình có tiền. Nếu lương, thưởng về theo tháng hay cuối năm, sắp tiến độ xây sao cho các đợt tiền lớn rơi đúng lúc có tiền, tránh tình cảnh thợ đã xong phần việc mà mình chưa xoay được, làm thợ phải dừng chờ.

Ví dụ giả định: hai cách trả tiền, hai kết cục

Ví dụ giả định thứ nhất: một chị làm việc ở nước ngoài gửi tiền về xây nhà cho mẹ ở một xã ven biển miền Trung. Chị chuyển cho thợ phần lớn tiền ngay khi khởi công vì sợ thợ thiếu vật tư. Đến phần mái, mùa mưa bão tới, thợ nhận thêm việc sửa nhà sau bão cho nhiều hộ khác và chỉ thỉnh thoảng quay lại. Chị không còn nhiều tiền để thuê người khác.

Ví dụ giả định thứ hai: một anh ở TP.HCM xây nhà cho cha ở Tây Nguyên. Anh chia năm đợt theo mốc, mỗi đợt chỉ chuyển khi người em ở gần gửi ảnh và xác nhận phần việc. Một lần thợ xin ứng thêm vì giá vật tư lên, anh trả thẳng cho cửa hàng vật tư, ghi là trừ vào đợt sau. Nhà xong chậm hơn dự kiến nhưng tiền luôn đi sát việc.

Khác biệt không nằm ở việc tin hay không tin thợ. Thợ trong cả hai ví dụ đều không có ý xấu. Khác biệt là cách trả tiền có giữ được cân bằng khi hoàn cảnh thay đổi hay không.

Điểm đáng học ở ví dụ thứ hai còn là vai trò của người em ở gần. Người này không cần biết xây dựng, chỉ cần đến đúng hẹn, chụp ảnh đúng chỗ và gửi đi. Một gia đình có người làm được việc ấy đã giải quyết được phần khó nhất của chuyện xây nhà từ xa.

Câu hỏi thường gặp

Nên ứng bao nhiêu khi mới khởi công?

Chỉ nên ứng một khoản nhỏ để thợ chuẩn bị mặt bằng, dụng cụ, vật tư ban đầu. Tỷ lệ do hai bên thoả thuận, nhưng nguyên tắc là không ứng phần lớn tiền trước khi có phần việc nào để kiểm. Đợt tiền lớn nên gắn với mốc như xong móng.

Có nên trả tiền theo tuần không?

Với khoán nhân công, trả theo tuần kèm khối lượng đã làm là hợp lý, vì thợ phải trả công thợ phụ. Với khoán gọn, nên trả theo mốc phần việc. Dù cách nào, tổng tiền đã trả không nên vượt giá trị phần việc đã xong.

Giữ lại tiền bảo hành có làm mất lòng thợ không?

Không, nếu ghi ngay từ đầu trong thoả thuận và trả đúng hạn khi hết thời gian. Thợ làm nghề lâu thường quen với khoản giữ lại. Điều làm mất lòng là đến cuối mới đặt ra hoặc kéo dài không trả.

Trả tiền mặt có cần ký nhận không?

Rất cần. Mỗi lần trả, ghi ngày, số tiền, đợt nào, người nhận ký và ghi họ tên vào sổ. Khi có bất đồng, những chữ ký này là căn cứ duy nhất chứng minh đã trả bao nhiêu.

Thợ bỏ dở công trình khi đã nhận gần hết tiền thì làm sao?

Liên lạc, đối chiếu phần việc đã làm với số tiền đã nhận, đề nghị thợ quay lại hoặc hoàn phần chênh lệch. Không thoả thuận được thì nhờ hoà giải ở thôn, xã, rồi mới tính đến cơ quan có thẩm quyền. Sổ ký nhận và ảnh các mốc là căn cứ quan trọng.

Người ở xa nên chuyển tiền cho thợ hay qua cha mẹ?

Chuyển thẳng cho thợ qua tài khoản đã ghi trong thoả thuận, ghi rõ nội dung, rồi báo cha mẹ biết. Cách này để lại dấu vết rõ ràng và cha mẹ không phải giữ tiền mặt lớn trong nhà.